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电子文件的特点及管理/于泽昕

作者:法律资料网 时间:2024-05-19 02:13:43  浏览:8812   来源:法律资料网
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电子文件的特点及管理

于泽昕


  随着我国信息技术的迅猛发展,计算机越来越广泛地被应用于人类社会活动的方方面面,产生的电子文件也越来越多。电子文件是指能被计算机系统识别处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传输数字代码序列。由于电子文件的传输快捷性、可复制性等优点,使得无纸化办公成为现实,这就给档案管理工作提出了一个新的课题。档案管理如何适应信息化时代的步伐,做到与时俱进不断创新发展,已成为当前档案工作者需要不断加以关注和研究解决的新问题。

一、电子文件的特点

  1、操作方便,简单易行,自动分类组合,便于管理。传统的档案管理模式是,档案由文书处理部门立卷,档案业务部门接收,文件一年一归档。传统的档案管理十分注重档案的整理分类。因为是手工检索,需要整理清楚,分类精细,将每份文件归人相应的类别和合适的案卷,便于日后检索。分类和组卷花费了档案人员大量的时间和精力。在计算机管理信息系统中,文件与档案的界限已不复存在。文书处理人员、业务人员和档案管理人员共享一个办公信息管理系统,电子文件一旦形成,可以马上储存,随时归档。有关部门既可以将应归档的电子文件的最终版本经过整理,按档案部门归档,也可将在日常工作中形成的各种文件材料直接通过计算机网络系统随时传输到档案部门,档案部门再根据归档的要求,及时将有保存价值的电子文件信息下载或刻录到光盘等载体上记录下来,转化为电子档案。

  2、容量大,何种小,节省库房存储空间。传统的纸质档案需庞大的库房和装具来进行存放和保管,而电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的。在保管上,它可以大大节省档案装具和库房空间,降低保管成本。

  3、检索快捷,提高档案利用率。利用者要借阅纸质档案,必须到档案室或档案馆办理借阅手续,借阅后如需复制档案,还需办理审批手续。在办公造化系统中,储存电子文件的信息数据库是档案部门与办公业务部门共享的,用户可通过办公室的电脑在档案部门的网络上直接查找并选择档案信息,并可方便地复制存储方便快捷。

二、电子文件对档案管理的影响

  电子文件能在通信网络上迅速地进行传递;它的利用不受时间和距离的影响,可共享,但它不再具有纸质文件的直观性,需要借助计算机等数字设备才能阅读、处理,并且它的保管上对环境的温湿度、防磁性等要求也很高,使其在诸多方面对档案管理产生了影响。

  1、改变了原有的管理对象、流程和方法。电子文件材料由拟稿者直接输入磁盘,并可在磁盘上进行修改加工,一旦贮入办公信息数据之中,即由档案、技术人员所共享,这就使文件材料与档案之间不再有明显的界限。可随时产生,随时更改,归档时,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

  2、改变了分类方式。鉴于电子文件信息与载体的可分离性,档案的实体分类整理将被概念分类整理所取代。这是因为实体分类的结果仅能体现一种属性联系,这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在电子文件的环境中,文件的形式循征和内容循征都已经发生了变化,电子文件材料可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整合,不再需要像纸质文件那样进行繁重的实体分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公造化系统对电子文件进行自由组合分类整理。

  3、改变了鉴定的内容、标准和方法。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值的可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将随之扩大,电子文件的读取软件甚至操作系统均被列入分析范围。传统的档案价值鉴定要求根据文件的凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和将会不断地修改和补充,故而很难对其划定固定的保管期限。再加上目前电子文件的凭证价值尚无法律保证,其鉴定、管理方法亦无定论。

三、加强电子文件管理的主要措施

  1、解决好电子文件的保存问题。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁性物质极易受外磁场影响而导致退磁、消磁,光盘是利用激光进行信息存取的,它由盘基、记录介质和保护层等部分组成,而目前光盘常用的记录介质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。所以要长久保存电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。

  2、建立电子档案。目前,正处于纸质文件和电子文件并存的过渡期,认真做好归档的电子文件的技术处理工作显得尤为重要。新型电子文件材料的归档势在必行,要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,从保护电子文件的原始信息入手,通过技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性。

  3、提高电子文件管理人才的业务素质。面对调整发展的信息时代,档案管理人员必须拓宽知识面、优化知识结构,既要具备档案管理基础知识,熟练地掌握档案工作的基本原则和方法,又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等,努力尤为适合信息时代发展的复合型人才。

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吉林市农村和外来劳动力进入城镇务工暂行管理办法

吉林市人民政府


吉林市农村和外来劳动力进入城镇务工暂行管理办法
吉林市人民政府




第一条 为加强对农村和外来劳动力进城务工的管理,促进劳动力的合理流动,维护用工、务工双方的合法权益,根据国家和省的有关规定,结合我市实际,制定本办法。
第二条 凡在本市行政区范围内的城镇使用农村和外来劳动力(以下简称外来劳动力)的单位、个人(以下简称用工单位)及外来劳动力,必须遵守本办法。
第三条 各级人民政府的劳动部门,按分工负责外来劳动力的管理工作。日常工作由各级劳务务市场管理机构负责。
计划、工商、粮食、城建、公安、交通、银行等有关部门,应配合劳动部门做好外来劳动力的管理工作。
第四条 各用工单位的劳资料(处)是本单位使用外来劳动力的管理机构,负责对本单位招用的外来劳动力的组织管理、政纪教育、岗前培训、承办用工手续等工作。
第五条 招用劳动力必须坚持先城镇、后农村、先本地、后外地的原则。
要严格控制使用外来劳动力。
第六条 各级劳动部门和用工单位必须严格执行使用外来劳动力计划。
第七条 全民、集体企事业单位招用外来劳动力的,由用工单位征得主管部门同意,并按劳动力管理权限到劳务市场管理机构办理用工审批手续,申领《劳务许可证》。
第八条 私营企业、个体工商户招用外来劳动力,必须经所在县(市)、区劳动部门同意,到同级劳务市场管理机构申领《劳务许可证》。
第九条 成建制进入本市务工的外来建筑、装卸、搬运等承包队,必须持有关证件先到市、县劳务市场管理机构申领《劳务许可证》,并按规定到有关部门办理其它手续。
第十条 凡进入我市城镇求职的零散外来劳动力,必须持本人居民身份证和户口所在地乡(镇)政府的介绍信,向市、县(市)、区劳务市场管理机构申请介绍用工,并办理求职登记手续。
第十一条 用工单位必须与应招的劳动者按照平等自愿,协商一致的原则签订劳动合同。
劳动合同应明确劳动双方的权利和义务,包括工作任务、工作条件、工资福利、合同期限、违约责任以及双方认为应当规定的其它事项。
劳动合同期限一般不超过一年。
第十二条 用工单位必须遵守劳动法律、法规、规章,对招用的外来劳动力进行安全教育,采取安全措施,保证安全生产。
用工单位应按规定发放劳动保护用品。
严禁招用未满十六周岁的未成年人做工。
第十三条 持有特种作业人员安全操作合格证的外来劳动力,经用工单位认定后方可招用其从事特殊工种作业。
第十四条 外来劳动力的工资待遇,按下列规定执行:
(一)普通工种,按现行的临时工工资标准;
(二)具有劳动技术等级证和从事特殊工种作业的,经用工单位考核认定后,按不低于正式职工同类工种工资标准;
(三)采用计件工资形式的,实行计件工资;
(四)从事繁重体力劳动的,按现行体重力工资标准;
(五)无标准的,由双方协商确定工资标准。
第十五条 外来劳动力在工作中发生伤亡事故时,须经劳动部门审查鉴定,由用工单位按有关规定处理。
第十六条 劳动合同双方发生争议时,双方应协商解决,协商不成的,由争议所在地的劳动争议仲裁部门仲裁。
第十七条 用工单位必须按规定缴纳管理费。求职人员必须按缴纳求职登记费。
第十八条 各级劳动部门应配备专(兼)职的劳务监察人员,劳务监察人员持《劳务监察证》,对用工单位和外来劳动力实施监察和管理。
第十九条 对违反本办法,由县以上劳动部门或会同有关部门,按下列规定予以处罚。构成犯罪的,依法追究刑事责任。
(一)违反第七条、第八条、第九条规定的,未申领《劳务许可证》的,可除责令其补办《劳务许可证》外,并按用工人数对单位处以每人每日五元的罚款。
(二)违反第十条规定,未办理求职登记手续的,除责令其补办手续外,并处以五十元至一百元的罚款。
(三)违反第十一条规定,未按规定签订劳动合同的,除责令其规定补签劳动合同外,并对双方各处以五十元至一百元的罚款。
(四)违反第十二条第一款规定,未进行安全教育、未采取安全措施发生事故的,按有关规定处理。
(五)违反第十二条第二款规定,未按规定发放劳动保护用品的,除责令其补发劳动保护用品外,并对单位按应发放人数每人五元至十元的标准处以罚款。
(六)违反第十二条第三款规定,招用未成年人做工的,除责令其立即辞退外,并按招用人数对用工单位处以每人每日十元的罚款。同时对单位主管领导和直接责任人处以五十元至二百元的罚款。
第二十条 当事者对处罚不服的,可在接到处罚通知书之日起十五日内,向作出处罚决定的上一级主管机关申请复议,复议机关在接到复议申请之日起三十日内作出复议决定,对复议决定仍不服的,可在接到复议决定之日起十五日内向人民法院起诉。逾期不申请复议、不起诉、又不履
行的,由作出处罚决定的机关或复议机关申请人民法院强制执行。
第二十一条 外资、中外合资、中外合作企业使用外来劳动力的,按国家有关规定执行。
第二十二条 本办法由市劳动局组织实施。
第二十三条 本办法自一九九一年一月一日起施行。



1990年1月20日

昆明市回族等少数民族殡葬管理办法

云南省昆明市人民政府


昆明市人民政府令第71号


  《昆明市回族等少数民族殡葬管理办法》已经2006年12月26日昆明市人民政府第33次常务会讨论通过,现予公布,自2007年3月1日起施行。


市长:王文涛

二○○七年一月三十一日



昆明市回族等少数民族殡葬管理办法




  第一条 为全面贯彻落实党的民族政策,尊重少数民族丧葬习俗,加强对少数民族殡葬事务的管理,根据国务院《殡葬管理条例》、《城市民族工作条例》、《云南省殡葬管理条例》和《昆明市殡葬管理条例》等有关法律、法规,结合本市实际,制定本办法。



  第二条 本市回族等少数民族的殡葬活动及其管理,适用本办法。本办法所称回族等少数民族是指本市行政区域内的回族、维吾尔族、哈萨克族、柯尔克孜族、塔吉克族、乌孜别克族、塔塔尔族、东乡族、撒拉族、保安族等十个少数民族。



  第三条 回族等少数民族享有按照本民族习俗实行土葬的权利,任何单位和个人都应当尊重回族等少数民族的丧葬习俗。回族等少数民族人员自愿改革丧葬习俗的,任何单位和个人不得干涉。



  第四条 在市民政部门的指导下,市民族事务行政主管部门负责本市回族等少数民族殡葬管理工作,其所属的回民殡葬服务机构具体负责本市回族等少数民族的管理和服务工作。县(市)区民族事务行政主管部门负责辖区内的回族等少数民族殡葬管理工作。发展改革、宗教事务、建设、国土、规划、工商、公安、卫生、环保、财政等有关部门依照各自职责,协助做好回族等少数民族的殡葬管理工作。



  第五条 市、县(市)区民族事务行政主管部门在回族等少数民族殡葬管理工作中,履行下列职责:

  (一)检查本行政区域内的有关单位和个人遵守、执行回族等少数民族殡葬管理的法律法规和政策的情况,维护回族等少数民族在殡葬活动中的合法权益;

  (二)受理回族等少数民族人员对回民殡葬事务的投诉,调处有关纠纷,查处有关违法行为。



  第六条 市民族事务行政主管部门下设的回民殡葬服务机构,在本市回族等少数民族殡葬的具体管理和服务工作中履行下列职责:

  (一)建立和公开殡葬服务的规章制度;

  (二)负责管理、维护安葬回族等少数民族的经营性公墓,对墓区进行绿化美化,负责墓区的公共设施建设;

  (三)为回族等少数民族提供遗体的运送、冷藏、安葬,以及在回民墓区按民族习俗举行殡葬仪式等服务;

  (四)公示价格行政主管部门批准的收费项目和收费标准,并按规定的收费价格收取殡葬服务费用;

  (五)在办理殡葬事务时,查验相关的证明文件。



  第七条 本市回族等少数民族的殡葬用地及其设施的建设规划,由市民族事务行政主管部门会同市民政部门根据昆明城市总体规划组织编制。



  第八条 市、县(市)区人民政府应当对回族等少数民族的殡葬用地及其设施的兴建给予必要的资金扶持。扶持资金由市、县(市)区民族事务行政主管部门向同级人民政府提出申请,经核准后由同级财政给予安排。



  第九条 用于安葬回族等少数民族的经营性公墓和农村公益性墓地(以下简称“回民墓区”)的建设审批权限和程序、选址定点、建设要求和墓地管理等有关问题,按照国务院《殡葬管理条例》、《云南省殡葬管理条例》和《昆明市殡葬管理条例》的有关规定执行。



  第十条 死亡的回族等少数民族人员,属于城镇居民的,应当在经营性公墓中安葬;属于农村居民的,应当就近在农村公益性墓地安葬,不得乱葬。在回民墓区安葬的回族等少数民族人员遗体应当深埋,提倡简易围坟,反对铺张浪费。



  第十一条 禁止在依法兴建的回民墓区之外按照回族等少数民族殡葬习俗埋葬回族等少数民族遗体。



  第十二条 非国家建设需要,不得迁移依法兴建的回民墓区。因国家建设需要迁移时,有关部门应当预先提供回民墓区用地后,再实施异地迁移,并依法给予迁移补偿。



  第十三条 回族等少数民族墓穴的使用期限,由墓主与回民殡葬服务机构以书面方式约定,但最高期限为二十年。期满后要求继续使用的,应当办理续用手续。已安葬的墓穴应当交纳管理费。连续三年不交纳管理费或者到期后不办理续用手续的,回民殡葬服务机构应当书面通知墓主或者进行公告。经过通知或公告后仍不来办理相关手续的,视为无主墓穴,按照国务院《殡葬管理条例》的有关规定处理。



  第十四条 在回民墓区内,禁止任何单位和个人举行与回族等少数民族风俗习惯和宗教信仰相悖的活动。



  第十五条 回民殡葬服务机构中直接从事回族等少数民族殡葬事务的工作人员,一般应当由回族等少数民族人员担任。回民殡葬服务机构工作人员在办理殡葬事务、经营殡葬用品过程中,应当尊重回族等少数民族的传统习俗。



  第十六条 在本市死亡的回族等少数民族人员,按照属地管理原则就近办理殡葬事务。需将遗体运往本市回民墓区外安葬的,应当经县级以上人民政府民政部门审批,并原则由回民殡葬服务机构负责承运。



  第十七条 回族等少数民族人员在本市各级医院死亡,其遗体需要在本市回民墓区安葬的,其亲属应当及时与市回民殡葬服务机构联系,经核实遗体为回族等少数民族身份的,由回民殡葬服务机构向医院出具遗体处理通知书,并负责承运。



  第十八条 亡人亲属向市回民殡葬服务机构申请办理回族等少数民族殡葬事宜,应当提交下列证明:

  (一)正常死亡的,提交亡人的身份证或户籍证明,以及由卫生行政部门规定的医疗机构或者公安机关出具的死亡证明;

  (二)非正常死亡的,提交由县级以上公安机关出具并证明民族身份的死亡证明。



  第十九条 回族等少数民族非正常死亡人员的遗体,经公安机关查明死亡原因并确认遗体可以处理的,亡人亲属应当在3日内安葬。亡人亲属认为需要暂时保存的,应当在公安机关或者回民殡葬服务机构指定的地点存放,但存放期限不得超过10天。亡人亲属无正当理由逾期不处理遗体或者不按规定存放遗体的,回民殡葬服务机构应当协助有关部门对遗体实行强制性处理,所需费用由亡人亲属自行承担。



  第二十条 患传染病死亡的回族等少数民族人员遗体,按照《中华人民共和国传染病防治法》的有关规定进行处理。



  第二十一条 回族等少数民族中的华侨和香港、澳门、台湾地区的同胞在本市死亡,需要按照本民族丧葬习俗在本市安葬的,由亡人亲属提出书面申请后,经当地县以上民政、公安机关出具有效身份证明,到回民殡葬服务机构办理相关手续后安葬。无主的回族等少数民族遗体,经县级以上公安机关出具证明后,由回民殡葬服务机构按照回族等少数民族殡葬习俗予以安葬,所需费用由当地县级民政部门承担。



  第二十二条 违反本办法第九条、第十条第一款规定的,按照国务院《殡葬管理条例》、《云南省殡葬管理条例》和《昆明市殡葬管理条例》的有关规定处罚。



  第二十三条 违反本办法第十一条、第十四条规定的,由市、县(市)区民族事务行政主管部门予以取缔。



  第二十四条 回民殡葬服务机构有下列行为之一的,由市民族事务行政主管部门责令改正,对负有直接责任的人员给予行政处分,造成损失的,依法予以赔偿:

  (一)在回民墓区内安葬非回族等少数民族人员的遗体;

  (二)在殡葬活动中发现违法行为不予劝阻或者未及时报告相关主管部门;

  (三)不公开收费项目或者收费标准。



  第二十五条 回民殡葬服务机构超过标准收费、自立项目收费的,由价格主管部门依法处理。



  第二十六条 回民殡葬服务机构工作人员利用工作之便索取财物的,依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。



  第二十七条 本办法自2007年3月1日起施行,1987年昆政复〔1987〕135号颁布的《昆明市回民殡葬管理办法》同时废止。


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